Registro de Actividades de Tratamiento
Inventario público de los tratamientos de datos personales de NeuroChat conforme al artículo 30 del RGPD: finalidad, base jurídica, categorías de datos y de titulares, destinatarios, transferencias internacionales y plazos de conservación de cada actividad.
- Responsable
- NEURO IA S.A.S (NeuroChat) · Ecuador
- Vigente desde
- 14 de febrero de 2026
- Privacidad
- info@neurochat.com.ec
- Contacto general
- info@neurochat.com.ec
01Para qué sirve este registro
El responsable y el encargado del tratamiento deben mantener un registro de las actividades de tratamiento que realizan. Publicamos el nuestro porque forma parte de nuestra obligación de transparencia y porque permite a nuestros clientes corporativos verificar en minutos qué hacemos con los datos antes de firmar un DPA.
Cada fila corresponde a un tratamiento real ejecutado por el sistema. Si detectas una actividad que no figure aquí, escríbenos a info@neurochat.com.ec y la incorporaremos.
02Actividades de tratamiento
| Actividad | Finalidad | Base jurídica | Datos y titulares | Destinatarios | Conservación |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Registro y gestión de cuentas | Crear y administrar la cuenta del cliente, autenticarlo y prestar soporte | Ejecución del contrato | Nombre, correo, teléfono, empresa, credenciales con hash · Clientes y usuarios de la plataforma | Proveedor de correo transaccional; hosting | Vigencia de la cuenta + 7 años para facturación |
| 2. Facturación y cobro | Cobrar el servicio, emitir comprobantes y cumplir obligaciones contables y tributarias | Ejecución del contrato y obligación legal | Nombre, correo, importes, plan, identificador de transacción · Clientes | Pasarelas de pago (Whop, PayPal); asesoría contable | 7 años desde el cierre del ejercicio |
| 3. Medición de consumo y cuotas | Calcular el consumo de mensajes, minutos de voz y tokens, y aplicar las cuotas del plan | Ejecución del contrato | Metadatos de uso sin contenido de conversación · Clientes | Ninguno adicional | 24 meses |
| 4. Atención automatizada en canales de mensajería | Recibir los mensajes del titular y generar la respuesta del agente del negocio | Instrucciones del responsable (el negocio cliente) | Identificador de plataforma, teléfono, nombre, foto de perfil, mensajes, imágenes, audios · Clientes finales del negocio | Proveedores de inferencia de IA; almacenamiento multimedia | Según la política del negocio; mínimo necesario para el servicio |
| 5. Transcripción de voz y audio | Convertir audio y llamadas en texto para poder responder y dejar registro al negocio | Instrucciones del responsable | Audio, transcripción literal, teléfono de origen y destino · Clientes finales del negocio | Servicios de transcripción propios y de respaldo | Igual que la conversación asociada |
| 6. Reservas, citas y pedidos | Agendar citas, gestionar disponibilidad y procesar pedidos solicitados en la conversación | Instrucciones del responsable | Nombre, correo, teléfono, número de documento, dirección de entrega, detalle de la solicitud · Clientes finales del negocio | Ninguno adicional | Igual que la conversación asociada |
| 7. Base de conocimiento del agente (RAG) | Indexar la información del negocio para que el agente responda con precisión | Instrucciones del responsable | Documentos comerciales del negocio e índices vectoriales asociados · Personal del negocio | Proveedor de embeddings | Mientras el documento esté cargado; se elimina al borrarlo |
| 8. Seguridad, prevención de abuso y auditoría | Detectar accesos indebidos, abuso de cuotas, intentos de manipulación del agente y trazabilidad de operaciones sensibles | Interés legítimo en seguridad y obligación legal | IP, marca temporal, identificadores de cuenta, eventos de seguridad · Usuarios y clientes finales | Ninguno adicional | Hasta 24 meses |
| 9. Registro de consentimiento | Poder demostrar qué documento y qué versión aceptó cada usuario y cuándo | Obligación legal (responsabilidad proactiva) | Identificador de usuario, documento, versión, fecha, IP y agente de usuario · Clientes y usuarios | Ninguno adicional | Vigencia del consentimiento + 5 años |
| 10. Ejercicio de derechos de los titulares | Atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad | Obligación legal | Identidad del solicitante, contenido de la solicitud y actuaciones practicadas · Titulares | Ninguno adicional | 5 años desde la resolución, como prueba de cumplimiento |
| 11. Analítica y publicidad del sitio | Medir el rendimiento de nuestras campañas y atribuir el contacto comercial | Consentimiento | IP, identificadores de cookies, páginas visitadas, evento de conversión · Visitantes del sitio | Google Ads | Hasta 13 meses |
| 12. Comunicaciones comerciales y de servicio | Enviar avisos del servicio, cambios de condiciones y comunicaciones comerciales a clientes | Ejecución del contrato; consentimiento para lo comercial | Nombre, correo, empresa · Clientes y contactos comerciales | Proveedor de correo transaccional | Mientras exista relación o hasta la baja |
| 13. Copias de seguridad y continuidad | Garantizar la recuperación del servicio ante fallos | Interés legítimo en continuidad y obligación de seguridad | Réplica cifrada en tránsito de los datos alojados · Todos | Proveedor de base de datos de respaldo | Máximo 30 días con purga programada |
03Encargados, subencargados y transferencias
Los destinatarios indicados actúan como encargados o subencargados y están vinculados por contratos que incluyen las garantías del artículo 28 del RGPD. Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en Cláusulas Contractuales Tipo y medidas suplementarias, según el detalle de la Política de Privacidad Global y del DPA.
04Evaluaciones y decisiones automatizadas
- No realizamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativamente similares sobre los titulares.
- No elaboramos perfiles con fines de publicidad conductual cruzada ni vendemos datos personales.
- Las evaluaciones de calidad de conversaciones del módulo B2B las realiza el propio negocio cliente sobre sus interacciones, bajo su responsabilidad como responsable del tratamiento.
05Mantenimiento y contacto
Este registro se revisa cada vez que se incorpora un tratamiento, un proveedor o una finalidad nueva, y como mínimo una vez al año. La versión vigente y la fecha de última revisión figuran en la cabecera del documento.
- Responsable del registro y contacto de privacidad: info@neurochat.com.ec
- Contacto general: info@neurochat.com.ec